Cliens® Gestione Studio Legale

Sempre più avvocati si rendono conto dell’importanza di avere un programma di gestione nel proprio studio. Cliens^® è la soluzione gestionale in grado di adattarsi alle diverse esigenze degli studi legali perché è modulare e perché è il frutto di oltre 20 anni di lavoro svolto al fianco di migliaia di avvocati in tutta Italia.

La doppia soluzione grafica della sua interfaccia consente inoltre all’avvocato e ai suoi collaboratori di scegliere la forma del programma a ciascuno più congeniale.

Con Cliens^® si possono facilmente ottenere 4 importanti risultati:

1. Trovare velocemente tutte le informazioni delle pratiche e dei clienti

Cliens^® riepiloga e mostra nel fascicolo della pratica tutte le informazioni ad essa relative:

• La storia delle udienze e delle scadenze
• Le attività pianificate ancora da fare
• Le spese sostenute
• I documenti di parte e di controparte
• I diritti e gli onorario maturati
• I contatti avuti con i clienti

2. Sapere in anticipo tutti gli adempimenti in scadenza

L’agenda di Cliens^® permette allo studio di ottimizzare il controllo dell’attività attraverso:

• la contestuale visualizzazione nell’agenda giornaliera delle attività in scadenza nel giorno e di quelle dei prossimi giorni
• la visualizzazione degli impegni in planning giornalieri, settimanali, mensili, o annuali
• il calcolo automatico dei termini previsti dai codici per le attività in scadenza

3. Rendere automatica l’emissione di precetti, decreti ingiuntivi, parcelle e tanto altro

Cliens^® aiuta lo studio ad emettere una molteplicità di documenti di routine permettendo in automatico:

• di redigere precetti, decreti ingiuntivi, lettere di mora, atti di pignoramento;
• di associare in automatico diritti e onorari alle attività fatte e di emettere Note spese, Fatture pro-forma e Fatture definitive;
• di redigere lettere per comunicazione alle assicurazioni, ai clienti, alle controparti;
• di predisporre i moduli F23 per il versamento dei vari tributi, o il modulo CID;
• di preparare le note di iscrizione a ruolo

4. Amministrare le spese delle pratiche, controllare costi e ricavi, verificare l’andamento dello Studio.

La gestione amministrativa dello studio può essere tenuta agevolmente sotto controllo da Cliens^®

• sia per la rendicontazione ai clienti delle spese sostenute per le loro pratiche,
• sia per la rendicontazione al commercialista delle entrate e uscite di cassa e dei dati per gli studi di settore,
• sia per il controllo interno sull’andamento economico dello studio in termini di costi e ricavi e in relazione all’andamento statistico relativo alla formazione e variazione nel tempo del lavoro dello studio.

Dettaglio funzioni

Versione Base RUBRICA ANAGRAFICA: il modulo rubrica consiste nell’archivio delle schede contenenti i dati anagrafici di qualunque soggetto entri a vario titolo a contatto con lo studio legale. La Rubrica di Cliens non è solamente il luogo dove annotare tutte le informazioni di questi soggetti, ma è anche e soprattutto un potente strumento di gestione e controllo dei propri clienti. FASCICOLI CIVILI e PENALI: il modulo fascicoli consiste nell’archivio dei fascicoli in cui vengono raccolte tutte le informazioni delle pratiche aperte e seguite dallo studio legale. I fascicoli di Cliens affiancano alla funzione di archiviazione e ricerca immediata di tutte le notizie sulle pratiche, funzioni di controllo e organizzazione dell’attività dell’avvocato e dei suoi collaboratori. Pe ri Fascicoli Penali è prevista la gestione delle fasi, dalle indagini preliminari alla revisione del processo. ARCHIVIO STORICO POSIZIONI CONCLUSE: funzione che consente, una volta chiusa o interrotta una pratica, in alternativa alla sua eliminazione, di conservare il fascicolo spostandolo in un archivio separato rispetto a quello dei fascicoli aperti. Ciò consente di alleggerire l’archivio dei fascicoli correnti e di conservare tutti i dati delle pratiche chiuse. AGENDA E SCADENZARIO: il modulo agenda consente la gestione degli impegni e delle scadenze delle pratiche di studio. PARCELLAZIONE: il modulo parcellazione consente di utilizzare la scheda prestazioni contenuta in ogni fascicolo, all’interno della quale vengono inserite le voci di tariffa che confluiscono nella stampa delle Note spese giudiziali e dei Preavvisi di fattura. Il programma contiene in memoria gli ultimi cinque tariffari nazionali forensi (85/91/94-95 e l’ultimo in euro) dai quali possono essere prelevate le voci di tariffa e attraverso i quali vengono automaticamente calcolati i relativi importi. FATTURAZIONE: il modulo fatturazione consente di emettere fatture professionali, non professionali e per cessione di beni, note di credito anche numerazione separata, e di conservarle in un apposito archivio per controllarne gli eventuali incassi e per avere informazioni sull’andamento del fatturato dello studio. Il modulo fatturazione di Cliens è finalizzato quindi non solamente all’emissione delle  fatture, ma anche al controllo contabile sia dei pagamenti sia dell’andamento economico dello Studio. Predisposizione ed invio di solleciti di pagamento. Creazione automatica dei certificati Irpef da inviare ai clienti. UTILITA' Integrazione con Microsoft Word e Open Office Integrazione con Microsoft Outlook Integrazione con centralini telefonici dotati di driver TAPI per i PC Integrazione con il sistema PolisWeb, creazione automatica del fascicolo, delle anagrafiche e delle scadenze Ricerche approfondite su tutti gli archivi e statistiche Invio messaggi SMS Tariffario Personalizzato: voci composte, voci di spesa, gruppi di voci Acquisizione di immagini da scanner Memorizzazione delle pagine Internet direttamente nel fascicolo Modifica dei reports di stampa Esportazione di dati in formato Excel Calcolo della Rivalutazione e degli interessi legali e moratori Calcolo del codice fiscale Calcolo del contributo unificato e predisposizione dei modelli F23 Moduli Opzionali PRATICHE RECUPERO CREDITO:  funzione aggiuntiva dei fascicoli con la quale è possibile: - automatizzare la redazione di documenti e atti, della lettera di messa in mora al ricorso per decreto ingiuntivo, dalla nota spese del  decreto alla nota di iscrizione a ruolo e all'atto di precetto tutti in formato Word/OpenOffice;   - tenere sotto controllo lo svolgimento delle attività ricevendo in automatico indicazioni precise sulle attività in scadenza o ancora da compiere. - raccogliere e gestire le diverse informazioni legate all'attività di recupero, informazioni sui titoli,importi e scadenze;  PRATICHE ASSICURATIVE: funzione aggiuntiva dei fascicoli che consiste in una scheda richiamabile dal fascicolo, all’interno della quale possono essere inseriti i dati delle pratiche assicurative. I dati conservati in questa scheda possono essere utilizzati sia come chiave di ricerca all’interno dell’archivio dei fascicoli, sia come informazioni trasferibili automaticamente all’interno di documenti Word/OpenOffice. PRATICHE PROVVISORIE: questo modulo consente creare dei fascicoli paralleli a quelli delle pratiche correnti e di utilizzare per essi un foglio di calcolo come la scheda prestazioni del fascicolo per emettere Note spese giudiziali, Preavvisi di fattura e Fatture sulla base delle voci di tariffa ivi inserite senza dover creare un fascicolo. Qualora la pratica provvisoria diventi definitiva è possibile spostarla nell’archivio dei fascicoli. ARCHIVIO CONTATTI: il modulo permette l’annotazione delle telefonate ricevute dallo studio all’interno di un apposito archivio consultabile dai vari utenti qualora vogliano sapere da chi sono stati chiamati in loro assenza. Con il modulo contatti è inoltre possibile annotare all’interno dei fascicoli delle pratiche tutte le eventuali conversazioni telefoniche o a studio fatte dagli avvocati con i clienti, e risalire per ciascun contatto ai suoi contenuti e alla sua durata. Attraverso il modulo contatti i vari utenti in rete del programma possono inviarsi dei messaggi interni. AMMINISTRAZIONE: il modulo amministrazione consente la gestione di molti aspetti contabili ed economici dello studio legale. In particolare consente di: tenere la prima nota contabile da fornire al commercialista per la tenuta della contabilità; gestire i flussi della cassa contanti dello studio, tenendo traccia dei prelievi o dei versamenti effettuati dai vari utenti; annotare le spese generali dello studio per monitorarne la tipologia e l’entità; inserire eventuali spese sostenute per l’attività delle pratiche. STUDI DI SETTORE: questo modulo consente la compilazione automatica ed immediata del modello ESK04 relativo alla comunicazione all’Ufficio delle entrate dei dati relativi agli studi di settore. I dati per la compilazione del modello vengono prelevati e calcolati dall’archivio fatture e clienti di Cliens e ripartiti nelle apposite caselle del modello. RISERVATEZZA DATI: questa funzione consente all’avvocato, o al responsabile del sistema informatico dello studio, di gestire l’ampiezza delle possibilità operative dei vari utenti nelle varie parti del programma. Ad ogni utente può essere in questo modo attribuito un suo specifico profilo in relazione al grado di libertà gli si voglia lasciare nella consultazione o nella modifica dei dati del programma. Inoltre si possono creare dei particolari gruppi di utenti (composti da uno o più utenti) e riferire alcune pratiche a tali gruppi. Le pratiche riferite ad un gruppo sono in tal modo visibili solamente ai componenti di quel gruppo e come inesistenti per tutti gli altri utenti. Questa funzione è particolarmente utile a quegli studi che hanno particolari esigenze di riservatezza o di sicurezza sui dati del programma, oppure che hanno esigenze di riservatezza solo relativamente ad alcune pratiche. TIMESHEET: il modulo Timesheet consente allo Studio legale di lavorare a tariffa oraria in modo molto semplice ed intuitivo. Ogni Avvocato può avere la propria tariffa e, in casi particolari, è possibile applicare una tariffa specifica per un dato fascicolo o per un dato cliente. All’inserimento delle voci nel Timesheet, Cliens provvede in automatico ad applicare la corretta tariffa a seconda del responsabile dell’attività. Il Timesheet consiste sostanzialmente in un elenco di attività riferite a clienti ed eventualmente a fascicoli che costituiscono la base di partenza per Preavvisi di fattura e Fatture. STUDIO ONLINE:L’innovativo sistema di comunicazione tra il programma Cliens® Gestione Studio Legale e il sito internet dello Studio. Cliens® Studio Online è una soluzione chiavi in mano che consente allo Studio legale di mettere a disposizione dei suoi clienti, attraverso internet, alcune informazione e i documenti delle pratiche. Il tutto garantito da appositi sistemi di sicurezza che impediscono ad estranei di accedere al sito e ai clienti di vedere le pratiche di altri soggetti. lo Studio legale ottiene l’attivazione dei seguenti servizi: installazione del sistema Cliens® Studio Online (*); uno spazio web di 100 MB raggiungibile con un indirizzo web del tipo nomestudio.cliens.it (questo spazio può essere riempito liberamente dallo studio legale con ulteriori pagine web). E’ possibile estendere lo spazio web acquistando pacchetti di 100 mega a € 50,00 l’uno. 1 caselle di posta del tipo nomestudio@cliens.it  con filtro antispam e antivirus; traffico illimitato; 1 back up giornaliero dei dati; assistenza tecnica telefonica. Questa funzione è indicata per quegli studi in cui ci sono più avvocati che fatturano ognuno con la propria Partita IVA. PARTITA IVA AGGIUNTIVA: ogni licenza di Partita IVA consente allo studio di emettere e conservare in apposito archivio le fatture relative a ciascuna Partita IVA attivata. Questa funzione è indicata per quegli studi in cui ci sono più avvocati che fatturano ognuno con la propria Partita IVA. ARCHIVIO DATI AGGIUNTIVO: ogni licenza di Archivio consente allo studio utilizzare più archivi separati dove gestire e conservare tutti i dati di clienti, fascicoli, agenda, fatture etc. Questa funzione è indicata per quegli studi in cui ci sono più avvocati non associati che dividono solo le spese di studio ma hanno ciascuno i propri clienti e le proprie pratiche.